Udostępnij:

Prowadzenie własnej firmy to wyjątkowe wyzwanie, zwłaszcza dla przedsiębiorców w Polsce. Wielu małych przedsiębiorców zastanawia się nad tym, czy warto samodzielnie zajmować się księgowością swojej firmy, czy może lepiej zlecić tę pracę profesjonalnej firmie księgowej. Decyzja ta może mieć znaczący wpływ na efektywność i stabilność finansową przedsiębiorstwa. W tym artykule przeanalizujemy zalety oraz wady prowadzenia samodzielnej księgowości małej firmy w Polsce, pomagając w podjęciu właściwej decyzji.

 

Czy każdy może prowadzić księgowość własnej firmy w Polsce?

Zacznijmy od tego, że nie ma żadnych konkretnych przeciwskazań, ani przepisów zabraniających samodzielnego prowadzenia księgowości we własnej firmie. Jednakże nie zawsze to jest opłacalne i może rodzić wiele problemów. Może być to znacznie prostsze w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, jeżeli masz stosunkowo niewiele faktur – od kilku do kilkunastu miesięcznie, to wprowadzenie kosztów i przychodów do aplikacji księgowej oraz wydrukowanie (jeśli Twój typ rozliczeń podatkowych wymaga jej prowadzenia) Książki Przychodów i Rozchodów (KPiR) nie jest aż tak czasochłonne. Dodatkowo istnieje na rynku wiele aplikacji, stron oraz systemów (niestety najczęściej płatnych), które znacznie ułatwiają proces księgowania online.

W Polsce zasady prowadzenia księgowości dla firm są określone w ustawie o rachunkowości oraz ustawie o podatku od towarów i usług (VAT). Zgodnie z polskim prawem, prowadzenie pełnej księgowości dla własnej firmy jest zazwyczaj skomplikowane i wymaga znajomości przepisów podatkowych oraz rachunkowości. Osoby prowadzące własną działalność gospodarczą mogą wybrać jedną z trzech opcji prowadzenia księgowości:

1. Samodzielna Księgowość: Osoba prowadząca firmę może zdecydować się na samodzielne prowadzenie księgowości. Jednakże, musi posiadać odpowiednią wiedzę z zakresu rachunkowości oraz być w stanie samodzielnie obsłużyć wszystkie aspekty związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych, w tym rozliczenia podatkowe i składanie deklaracji VAT.

2. Biuro Rachunkowe: Właściciel firmy może zatrudnić profesjonalne biuro rachunkowe, które zajmie się prowadzeniem księgowości. Biuro rachunkowe zatrudnia specjalistów, którzy mają odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie, aby zapewnić prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz dbałość o zgodność z przepisami podatkowymi.

3. Oprogramowanie do Księgowości: Istnieją także specjalne programy komputerowe do prowadzenia księgowości, które są zaprojektowane tak, aby ułatwić prowadzenie ksiąg rachunkowych osobom bez specjalistycznej wiedzy z zakresu rachunkowości. Takie oprogramowanie może pomóc w prowadzeniu prostszej formy księgowości, zwłaszcza w przypadku małych firm.

Warto podkreślić, że bez względu na wybraną opcję, firma jest zobowiązana do przestrzegania obowiązujących przepisów podatkowych i rachunkowych. W przypadku większych firm lub tych, które prowadzą skomplikowaną działalność gospodarczą, zazwyczaj zaleca się skorzystanie z usług profesjonalnego biura rachunkowego, aby uniknąć ewentualnych błędów oraz zapewnić prawidłowe prowadzenie księgowości.

Pamiętaj, że jeżeli nie zdecydujesz się na zatrudnienie księgowej oraz kadrowej, również wszelkie rozliczenia z instytucjami typu ZUS (druki DRA, składki), Urząd Skarbowy (podatki, VAT, pliki JPK, PIT)  będziesz musiał również wykonywać samodzielnie. Z własnego jednak doświadczenia mogę śmiało przyznać, że jest to do samodzielnego ogarnięcia, tylko wymaga przeszkolenia się w tym temacie, ale tu od razu dodam, że nie potrzeba wcale udawać się na specjalistyczne kursy, a wystarczy wiedza zawarta na oficjalnych stronach instytucji (Portal Gov.pl, US, ZUS) oraz internetowych poradnikach i forach dla księgowych. Oprócz tego oczywiście trzeba poświęcić czas na comiesięczne rozliczenia oraz zapłacenie składek i podatków w terminie – sprawa jest tutaj trochę prostsza w przypadku działalności korzystających ze zwolnienia od VAT, gdyż jest nieco mniej czynności do ogarnięcia. Takie co miesięczne rozliczenia dla osoby wprawionej przy kilkunastu fakturach miesięcznie zajmują ok. kilka godzin w miesiącu.

 

Jakie są aplikacje umożliwiające samodzielne prowadzenie księgowości w polskiej firmie?

Obecnie istnieje wiele aplikacji i programów komputerowych, które umożliwiają samodzielne prowadzenie księgowości w polskiej firmie. Te narzędzia są zaprojektowane tak, aby ułatwić przedsiębiorcom śledzenie transakcji finansowych, wystawianie faktur, kontrolowanie wydatków oraz spełnianie innych obowiązków księgowych. Oto kilka popularnych aplikacji księgowych, które są dostępne dla firm w Polsce:

1. Subiekt Nexo – to popularny program do fakturowania i zarządzania małą firmą. Pozwala na wystawianie faktur, kontrolowanie stanu magazynowego, obsługę kontrahentów i wiele innych funkcji związanych z księgowością.

2. Systim.pl – to program księgowy, który umożliwia prowadzenie zarówno księgowości w formie KPiR, ryczałtu, jak i prowadzenie pełnej księgowości. Pozwala na księgowanie na kilka różnych sposobów, uzależnionych od umiejętności użytkownika i tego, jak złożona jest księgowość w firmie.

3. 360ksiegowosc.pl –  to inteligentne i proste oprogramowanie do księgowości online. W 360 Księgowość łatwo wystawisz i wyślesz faktury sprzedaży, a wyliczenie składek ZUS i zaliczek na PIT.

4. Księgowość w Fakturowni – Fakturownia.pl to aplikacja do wystawiania faktur, która oferuje również funkcje związane z księgowością, takie jak generowanie raportów finansowych i analizy wydatków.

5. Infakt.pl – prosta aplikacja online umożliwiająca zarówno samodzielne księgowanie przychodów i kosztów oraz opłacanie niezbędnych podatków i składek (w tym również online), jak i drukowanie niezbędnej dokumentacji (KPiR, druków DRA i VAT itp.), jak i można dokupić usługę księgowości i konsultacji online.

6. Faktura.pl – to aplikacja online podobna do Infakt, oferująca pomoc w otwarciu działalności i wyborze formy opodatkowania, udostępniająca program do wystawiania i księgowania faktur online oraz wsparcie wirtualnej księgowej.

7. wFirma – umożliwia wystawianie faktur i różnych dokumentów księgowych online. Obsługuje szereg typów dokumentów i integracji z innymi narzędziami, jak: drukarki fiskalne, GUS, KSeF, Kalendarz, CRM, sklepami internetowymi, Allegro itp.

8. Moduły księgowe dostępne na koncie bankowym – oprócz powyższych, coraz więcej banków internetowych (np. mBank, ING) umożliwia swoim klientom samodzielne prowadzenie księgowości na koncie firmowym w danym banku, często za darmo (w ramach oplaty za prowadzenie konta) lub za niewielką opłatą.

Przed wyborem konkretnej aplikacji warto zwrócić uwagę na jej funkcje, zgodność z polskimi przepisami podatkowymi oraz opinie innych użytkowników oraz czy oprócz księgowania kosztów i przychodów umożliwia niezbędne dla przedsiębiorcy funkcje, jak. m.in. prowadzenie i wydruk KPiR, eksport JPK VAT, DRA itd. Każda firma może mieć różne potrzeby, dlatego ważne jest znalezienie narzędzia, które najlepiej odpowiada wymaganiom konkretnej działalności gospodarczej.

Oczywiście oprócz prowadzenia księgowości będziesz zobowiązany także do regularnego wysyłania plików rozliczeń do US i ZUS, za pomocą udostępnianych przez nich narzędzi i stron internetowych (m.in. eDeklaracje, Płatnik, PUE ZUS itd.).

Pamiętaj jednak, że niezależnie czy swoje koszty i przychody będziesz księgował samodzielnie czy poprzez księgową, zarówno większość aplikacji do księgowania online, jak i biura księgowe pobierają opłaty za każdy zaksięgowany dokument lub stały abonament czasowy za korzystanie z ich usług. Porównywalnie koszty prowadzania księgowości mogą zatem okazać się podobne niezależnie od tego, czy zatrudnisz księgową, czy zakupisz aplikację do księgowania. Dlatego warto porównać koszty i dokonać realnej oceny, czy opłaca się ryzykować braki w wiedzy i ewentualne błędy w samodzielnym księgowaniu, jeżeli koszty księgowości okażą się w obu przypadkach podobne, to może lepiej wówczas zdecydować się na zatrudnienie profesjonalnej księgowej…

 

Zalety i wady samodzielnego rozliczania działalności

Jak to zwykle ze wszystkim bywa, samodzielnie prowadzenie księgowości i rozliczanie się z instytucjami, ma zarówno swoje wady, jak i zalety.

Zalety prowadzenia samodzielnej księgowości:

  1. Oszczędność kosztów: Jednym z głównych powodów, dla których przedsiębiorcy decydują się na samodzielną księgowość, są oszczędności finansowe. Wynajęcie profesjonalnej firmy księgowej wiąże się z dodatkowymi kosztami, które mogą być znacznie wyższe w dłuższej perspektywie czasowej.
  2. Znajomość własnych finansów: Prowadzenie samodzielnej księgowości pozwala przedsiębiorcy na bieżące monitorowanie swoich finansów. Daje to lepszą kontrolę nad sytuacją finansową firmy i umożliwia szybkie podejmowanie decyzji.
  3. Dostęp do różnych ulg i zwolnień: Samodzielny księgowy może lepiej zrozumieć zawiłości polskiego prawa podatkowego i korzystać z różnych ulg oraz zwolnień podatkowych, które mogą być dostępne dla małych firm.

Wady prowadzenia samodzielnej księgowości:

  1. Skomplikowane przepisy podatkowe: Polskie przepisy podatkowe są dość skomplikowane i często się zmieniają. Osoba prowadząca samodzielną księgowość musi być na bieżąco z aktualnymi regulacjami, co może być trudne dla nieprofesjonalnego księgowego.
  2. Ryzyko błędów i kary finansowe: Nieprawidłowe prowadzenie księgowości może prowadzić do błędów podatkowych, które z kolei mogą skutkować karą finansową dla firmy. Profesjonalna firma księgowa ma doświadczenie i wiedzę, aby unikać takich sytuacji.
  3. Brak czasu na rozwijanie biznesu: Ręczne prowadzenie księgowości może być bardzo czasochłonne. Przedsiębiorcy, którzy samodzielnie zajmują się księgowością, mogą mieć ograniczony czas na rozwijanie swojego biznesu i inwestowanie w jego rozwój.

Podsumowując, samodzielne prowadzenie księgowości małej firmy w Polsce ma zarówno swoje zalety, jak i wady. Decyzja ta powinna być podjęta z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb i możliwości przedsiębiorcy. Dla osób, które czują się kompetentne i pewne w obszarze finansów oraz są gotowe poświęcić czas na naukę i śledzenie zmian w przepisach podatkowych, samodzielne prowadzenie księgowości może być dobrym rozwiązaniem. Natomiast dla tych, którzy chcą uniknąć stresu związanego z biurokracją i skomplikowanymi przepisami, warto rozważyć skorzystanie z usług profesjonalnej firmy księgowej, która z pewnością ułatwi prowadzenie firmy i pozwoli skoncentrować się na rozwoju biznesu.

Zaloguj się

Zarejestruj się

Reset hasła

Wpisz nazwę użytkownika lub adres e-mail, a otrzymasz e-mail z odnośnikiem do ustawienia nowego hasła.